Zasady wykonywania usług badawczych przez akredytowane Laboratorium Badawcze TELE-COM sp. z o. o. Poznań
Zasady wykonywania usług badawczych przez akredytowane Laboratorium Badawcze TELE-COM sp. z o. o. Poznań
Wyjaśnienie i wprowadzenie do zasad tutaj.
- Niniejszy zbiór zasad stanowi integralną część każdej umowy (zlecenia) dotyczącego wykonywania badań pola elektromagnetycznego przez akredytowane Laboratorium Badawcze TELE-COM sp. z o. o. Poznań (AB 529). Udzielenie zlecenia lub zawarcie umowy stanowi potwierdzenie zaakceptowania niniejszego zbioru zasad, którego treść została Klientowi przedstawiona podczas oferowania usługi.
- Przyjmowanie zapytań ofertowych, wystosowanie ofert, zawieranie umów, przyjmowanie zleceń, pozyskiwanie istotnych informacji dotyczących badań są działaniami, które Laboratorium prowadzi w pełnej zgodzie z wymaganiami systemu akredytacji Laboratorium.
- Laboratorium informuje Klienta o metodzie wykorzystywanej podczas badania. Zlecenie badania jest równoznaczne z zaakceptowaniem przedstawionej metody badawczej.
- Laboratorium informuje, że zgodnie z polskim prawem i przepisami akredytacji przedmiotem badań (pomiarów) w dziedzinie „ochrony środowiska” jest samo środowisko (miejsca dostępne dla ludności), a nie konkretna instalacja (stacja radiowa, linia energetyczna itp.). Konkretne instalacje są jedynie elementami uruchamiającymi wykonywanie badania, a nie jego przedmiotem.
- Laboratorium nie jest systemowo zobowiązane do dokonywania rozstrzygnięć o zgodności wyników pomiarów z przepisem. Oznacza to, że w sprawozdaniu nie musi znaleźć się stwierdzenie faktu spełniania wymagań środowiskowych lub przekraczania wartości dopuszczalnych. Laboratorium jest zobowiązane jedynie do zamieszczania prawidłowo uzyskanych wyników pomiarów w danym obszarze pomiarowym. Jednak zgodnie z potrzebami większości Klientów Laboratorium zamieszcza takie rozstrzygnięcia jako działanie domyślne, ułatwiające Klientowi szybkie skorzystanie z uzyskanych rezultatów.
- Domyślnie Laboratorium dokonuje rozstrzygnięć zgodności według zasad opisanych we właściwej znormalizowanej metodzie badawczej (z przepisów prawa mających zastosowanie dla ochrony środowiska lub bhp). Klient może zażądać rozstrzygnięć według wartości dowolnie wybranych. Jeżeli przepisy nie podają wartości dopuszczalnych, laboratorium uzgodni wartości na etapie oferowania usługi.
- Każdy wynik pomiaru, który jest niższy od zakresu wartości podanych w oficjalnym aktualnym zakresie akredytacji AB 529, jest w zestawieniu wyników opisywany jako „poniżej XXX”, gdzie XXX jest dolną wartością z zakresu akredytacji. W przypadku konieczności obliczania poprawek pomiarowych (wg metody badawczej środowiskowej) wyliczenie ich wartości bezwzględnej następuje w odniesieniu do wartości XXX, co oznacza w praktyce zawyżenie wartości obliczanych poprawek.
- Zgodnie z przepisami polskiego prawa jeżeli badanie nie jest wykonywane na zlecenie użytkownika (właściciela) instalacji, której oddziaływanie na środowisko jest badane, wyniki takiego badania nie mogą być wykorzystywane w obszarze regulowanym prawnie. Oznacza to na przykład, że osoba (instytucja) postronna zainteresowana stanem środowiska nie może uzyskanego sprawozdania z badania wykorzystać w żadnym postępowaniu administracyjnym. Nie ma ograniczeń dla wykorzystania takiego sprawozdania w dowolnym innym celu. (Powyższe zastrzeżenie nie dotyczy monitoringu środowiska wykonywanego przez właściwe instytucje).
- Zgodnie z przepisami polskiego prawa jeżeli badanie jest wykonywane wokół instalacji, która nie jest przez Prawo ochrony środowiska kwalifikowana jako „mogąca pogorszyć stan środowiska”, wyniki takiego badania nie mogą być wykorzystywane w obszarze regulowanym prawnie.
- Klient musi podać możliwie pełny zestaw informacji o źródle pola elektromagnetycznego, w szczególności częstotliwość pola elektromagnetycznego, które jest przedmiotem badania w dziedzinie ochrony pracowników (bhp). Brak takich informacji przed złożeniem przez nas oferty uniemożliwia działanie Laboratorium, gdyż nie jest możliwe porównanie z zakresem akredytacji Laboratorium.
- W niektórych badaniach (dotyczących środowiska pracy) niezbędne jest podanie informacji dotyczących miejsc zainstalowania (używania) urządzeń – źródeł pola elektromagnetycznego. Brak podania przez Klienta takich informacji przed wykonaniem badania oznacza, iż Klient akceptuje pozyskiwanie ich przez personel Laboratorium podczas wykonywania badania. Laboratorium dołoży wszelkich możliwych starań, by uzyskane informacje odpowiadały stanowi faktycznemu, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich prawdziwość.
- Jeżeli Laboratorium zostanie błędnie poinformowane o właściwościach emisyjnych badanego źródła, może wystąpić potrzeba wykonania powtórnego pomiaru na warunkach wspólnie uzgodnionych.
- Właściwości urządzeń podane w procesie nawiązywania umowy (zlecenia) na wykonanie badania (lub podane przez przedstawiciela Klienta podczas badania) Laboratorium traktuje jako oświadczenie Klienta. Jako oświadczenie Klienta traktowane są także informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację źródła pola elektromagnetycznego, jak nazwa, typ/model, numer fabryczny lub inwentarzowy lub miejsce zainstalowania. Laboratorium zamieszcza te informacje w sprawozdaniu z badania na odpowiedzialność Klienta.
- W miarę możliwości Laboratorium skoryguje dane wadliwe, jeżeli wada zostanie wykryta przez personel Laboratorium podczas wykonywania badania i nie wpłynie na jego ważność.
- Oparcie wyników badania na wadliwych danych wpływających na ważność wyników badania nie stanowi odpowiedzialności Laboratorium.
- Klient jest odpowiedzialny za przygotowanie przedmiotu badania do pomiarów, w szczególności za pewne(nie domniemane) emitowanie pola elektromagnetycznego podczas pomiarów, oraz za zorganizowanie procesu pomiarowego zgodnego z wymaganiami wskazanej metody badawczej.
- Klient ponosi odpowiedzialność za skutki uruchomienia emisji badanego źródła pola elektromagnetycznego, nawet jeżeli uruchomienie na uzasadnione (w wyjątkowych sytuacjach) życzenie przedstawiciela Klienta nastąpiło poprzez działania personelu Laboratorium.
- Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za nastawy parametrów emisyjnych źródła i ich związek z rzeczywistymi ustawieniami podczas typowego wykorzystania. Nastawy zostaną opisane w sprawozdaniu z badania.
- Jeżeli Klient nie zorganizuje badania w sposób zgodny z wymaganiami przyjętej metody badawczej lub nie dostarczy informacji o źródłach (własnych lub istotnych dla wyników badania źródłach innych właścicieli/użytkowników), Laboratorium dokona dopuszczalnych systemowo odstępstw od wymagań metody. Odstępstwa te i ich skutki dla ważności i przydatności wyników badania zostaną opisane w sprawozdaniu z badania.
- Przez udzielenie zlecenia na badanie bez jednoczesnego spełnienia obowiązków wynikających z wymagań metody badawczej Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje:
— samą możliwość wykonania badania z odstępstwami,
— fakt, iż sprawozdanie z odstępstwami odpowiednio opisanymi w sprawozdaniu jest systemowo poprawne i nie może być przez Klienta kwestionowane jako wadliwe,
— konsekwencje zastosowania odstępstw, w szczególności fakt, iż sprawozdanie z badań może nie być w pełni przydatne do wykorzystania w obszarze regulowanym prawnie. - Uzupełnienie przez Klienta brakujących informacji wymaganych przez metodę badawczą przed wydaniem sprawozdania z odstępstwami zobowiązuje Laboratorium do uwzględnienia tych danych w nowym wydaniu sprawozdania, o ile charakter tego uzupełnienia nie czyni dotychczasowego badania bezprzedmiotowym.
- Klient przez udzielenie zlecenia lub nawiązanie umowy na usługę badawczą przyjmuje do wiadomości, że w ramach zlecenia/umowy nie ma możliwości uzupełnienia raz wykonanego badania o te elementy metody badawczej, które polegają na konieczności zwiększenia liczby pionów pomiarowych w sposób wymagany przez metodę, a w badaniu pierwotnym Klient nie doprowadził do możliwości pomiaru w tych pionach. Uzupełnienie badania o nowe piony jest możliwe na podstawie odrębnego zlecenia.
- Jeżeli Klient nie pozwala Laboratorium na przedstawienie w umowie lub w zleceniu właściwego sposobu wykonania usługi (na przykład żąda zamieszczenia w sprawozdaniu z badania elementów niedozwolonych przez system akredytacji), Laboratorium uznaje takie zapisy umowy/zlecenia za niewiążące, pomija je oraz dostosuje sposób działania do wymagań systemu akredytacji. Udzielenie zlecenia lub nawiązanie umowy na badania (mimo braku zmian niewłaściwych treści umowy) oznacza akceptację przez Klienta przyjętego sposobu działania Laboratorium. Laboratorium dołoży starań, by
— poinformować Klienta o niewłaściwości kwestionowanych zapisów przed nawiązaniem umowy lub przyjęciem zlecenia,
— doprowadzić do zmian w celu dostosowania do wymagań systemu akredytacji (lub uzyskać zapewnienie właściwej interpretacji tych zapisów zgodnie z wymaganiami systemu akredytacji)
— mimo braku zmian w treści umowy i niedostosowania do wymagań systemu akredytacji wykonać w pełni żądania Klienta w sposób zgodny z przepisami i intencjami Klienta. - Klient nie może żądać zmiany treści sprawozdania z badania w jakikolwiek sposób z wyjątkiem żądania sprostowania pomyłek lub zmiany informacji nieistotnych dla ważności wyników (np. nazw instytucji, oddziałów itp.).
- Klient ma obowiązek poinformować Laboratorium o niespodziewanej niemożliwości wykonania badań w umówionym terminie przed wyjazdem ekipy pomiarowej z siedziby Laboratorium. Brak skutecznego powiadomienia jest podstawą do obciążenia Klienta kosztami podróży.
- Laboratorium nie może w ramach badania pozostawać pod wpływem Klienta ani jakiegokolwiek INNEGO podmiotu. Jedynym wyznacznikiem działania Laboratorium są zasady wiedzy technicznej (w tym zasady fizyki i metrologii), wymagania systemu akredytacyjnego (metody badawcze, norma akredytacyjna i dokumenty Polskiego Centrum Akredytacji) oraz przepisy stanowiące normy, według których Laboratorium rozstrzyga w treści sprawozdania o zgodności wyników pomiarów. Laboratorium w razie konieczności poda w sprawozdaniu z badań także wyniki, które mogą być niekorzystne dla Klienta. Udzielenie zlecenia lub nawiązanie umowy oznacza akceptację tej możliwości i nie może stanowić podstawy do odrzucenia wyników badania lub do odmowy zapłaty.
- Klient ma prawo zażądać odstępstw lub rozszerzeń akredytowanej metody badawczej według własnych potrzeb. Odstępstwo w efekcie nie może jednak wpływać na rzetelność Laboratorium (ocenę rzetelności dokonywana przez podmioty trzecie) oraz na ważność wyników.
- W przypadku publikowania rozstrzygnięć w sprawozdaniu z badania środowiska Klient podaje własne wartości poprawek pomiarowych (umożliwiających ocenę stanu środowiska w warunkach maksymalnego oddziaływania) lub wartości umożliwiające prawidłowe wyliczenie poprawek pomiarowych przez Laboratorium. Jeżeli to nie nastąpi (poprawki lub parametry umożliwiające ich obliczenie nie są Klientowi znane lub dostępne), Laboratorium o ile to możliwe zastosuje poprawki pomiarowe własne i poda ich umotywowanie. Jeżeli zastosowanie poprawek pomiarowych nie będzie możliwe, Laboratorium NIE ZAMIEŚCI ROZSTRZYGNIĘĆ.
- Dane przekazywane przez Klienta lub wyniki badania stanowią tajemnicę handlową Klienta i Laboratorium. Laboratorium odpowiada za zachowanie poufności tych informacji.
- Zgodnie z wymaganiami systemu akredytacji Klient ma pełne prawo do tworzenia dowolnej liczby kopii dostarczonych sprawozdań z badania, dowolną techniką. Nigdy jednak sprawozdanie bez pisemnej (także wyrażonej za pomocą poczty internetowej) zgody Laboratorium nie może być kopiowane inaczej, jak tylko w całości (wszystkie stronice wraz z rysunkami). Zakaz dotyczy także poszczególnych ilustracji lub tabel stanowiących część sprawozdania.
- Laboratorium dołoży starań, by wszelkie zagadnienia związane z badaniami były Klientowi wyjaśniane. W szczególności Laboratorium wskaże i wyjaśni błędne rozumienie zagadnień lub przepisów wynikające z korespondencji z Klientem oraz wskaże wymagany zestaw informacji (danych wejściowych) lub działań.
- Laboratorium ma prawo posłużyć się na potrzeby części zlecenia/umowy pracą innego akredytowanego laboratorium zgodnie z zasadami normy akredytacyjnej PN-EN 17025 w najnowszej wdrożonej wersji. Nie stanowi to wykonania usługi przed podwykonawców w tradycyjnym rozumieniu tego określenia, w szczególności w rozumieniu prawa zamówień publicznych. Laboratorium ponosi pełną odpowiedzialność za elementy wykonane przez inne laboratorium jak za pracę własną. Praca i zastosowanie wyników pracy innego laboratorium odbywa się w pełnej zgodzie z zasadami systemu akredytacji.
- Zgodnie z wymaganiami systemu akredytacji laboratoriów badawczych każde sprawozdanie wydawane Klientowi musi być autoryzowane przez osobę systemowo upoważnioną do takiej czynności. Autoryzacja jest udokumentowana na stronicy tytułowej sprawozdania przez podanie nazwiska osoby autoryzującej, daty i co najmniej faksymile (fotokopii) podpisu tej osoby. Podpis może być także złożony odręcznie na egzemplarzu drukowanym sprawozdania. Nie ma żadnych podstaw prawnych wymagania innej formy potwierdzenia autoryzacji (podstawą prawną jest ustawa O systemie oceny zgodności i wszystkie dokumenty akredytacyjne przyjęte zgodnie z ta ustawą przez Polskie Centrum Akredytacji i konkretne laboratorium badawcze). Żądania stosowania innej formy udokumentowania autoryzacji sprawozdania złożone po wykonaniu badania lub kwestionowanie autoryzacji przez konkretną osobę, a także inne żądania dotyczące autoryzacji sprawozdań nie będą uwzględniane (jako z zasady bezpodstawne) i nie będą traktowane przez Laboratorium jako „reklamacja systemowa”. Obsługa takich żądań zakończy się wyjaśnieniem potwierdzającym stan rzeczy opisany w tym punkcie „Zasad”.